Organisaties uit het hele land doen mee aan de Maand van de digitale fitheid. Ze organiseren workshops, webinars, inspiratietalks, challenges, infolunches, wandelingen, quizzen en schrijven blogs en artikelen over één of meer van de 5 pijlers van digitale fitheid. Een blik achter de schermen. Bregje Thijssen is adviseur Digitale Volwassenheid binnen het programma Digitaal Samenwerken van provincie Gelderland. ‘In onze organisatie plaatsen we elke week een bericht op ons intranet over de Maand van de digitale fitheid. We noemen daarin de interne trainingen die iedereen kan volgen. Een aantal trainingen organiseren we het hele jaar door en er zijn opleidingen die we extra onder de aandacht brengen. In het kader van de campagnemaand organiseerden we een uitwisseling met de gemeente Amsterdam. Zij bezochten ons om te vertellen over hun data community en ze presenteerden hun ‘best practices’. Provincie Gelderland heeft veel verschillende afdelingen die allemaal data gebruiken om te controleren of het beleid dat ze maken effectief is. Die datacollega’s zitten verspreid over de organisatie. Wij willen deze collega’s bij elkaar brengen in een data community, zodat zij van elkaar kunnen leren. Waarschijnlijk gebruiken ze afzonderlijk van elkaar eigen informatiebronnen. Daarover kunnen ze kennis uitwisselen. Elke afdeling heeft een eigen doel en eigen proces en ze hanteren daarbij niet dezelfde werkwijze. Elk team van professionals heeft een eigen manier van werken. In een organisatie met bijna 1600 medewerkers is van elkaar leren dus heel belangrijk. Op onze beurt hebben wij met de gemeente Amsterdam gedeeld wat wij doen om als organisatie digitaal volwassen te worden. Bij ons moet elke medewerker aan zijn digitale vaardigheden werken, maar niet iedereen hoeft “een master” op alle gebieden te zijn. De één weet bijvoorbeeld alles over het gebruik van Excel, de ander over MS Teams. Als alle expertise maar aanwezig is en wordt gedeeld. 10 (digitale) gouden regels Vorig jaar zomer lanceerden we de 10 gouden regels voor digitaal samenwerken. 1. Begin bij je bestemming. 2. Gaan voor goud, sla op in de cloud. 3. Welke tool voor welk doel. 4. Versiebeheer in één document. 5. Samenwerken in één document. 6. Deel bestanden bewust: niet mailen maar delen! 7. Minimale mail, dát is wat iedereen wil. 8. Maak informatie vindbaar. 9. Wees lief voor je archief. 10. Maak duidelijke (werk)afspraken met je team. Na een half jaar merkten we dat de regels nog te weinig bekend zijn in de organisatie. Daarom startten we deze maand de campagne ‘De digitale gouden regel van de maand’, waarbij we vanaf nu elke maand één regel extra onder de aandacht brengen. We publiceren erover op intranet, in onze interne nieuwsbrief, verspreiden posters op kantoor en bij het koffieapparaat is een mediascherm met de gouden regel van de maand te zien. Tien regels uitgelicht in tien maanden. Juli en augustus slaan we over, veel collega’s zijn dan op vakantie. In maart staat ‘Maak duidelijke (werk)afspraken met je team’ centraal. Hoe gebruiken we ons digitale kantoor, MS Teams, effectief? Waar slaan we onze bestanden op, welke naamgeving gebruiken we, wanneer tag je iemand en wanneer niet? Wat betekent het als je een duimpje gebruikt? De helft de organisatie gebruikt de chatfunctie wel, en de andere helft niet, waardoor die laatste groep niet bereikbaar is. In april komt ‘Begin bij je bestemming’ aan bod. Als je een document aanmaakt, denk dan vooraf na over waar je dat document het beste opslaat. Met wie wil je het delen? Met het hele team? Sla het dan meteen in MS Teams op. Met een hele afdeling? Gebruik dan SharePoint. Dan staat het meteen op de juiste plek. Informatiehuishouding op orde
Als organisatie zijn we continu bezig om onze informatiehuishouding op orde te krijgen. Politiek en maatschappelijk is transparantie belangrijk. Nationaal zijn de sms-jes van Mark Rutte er een goed voorbeeld van. Een inwoner van Gelderland wil kunnen zien welke beslissing er is genomen. Wij, als overheid, moeten moet begrijpelijk communiceren en kunnen uitleggen waarom we een bepaald besluit hebben genomen. Als wij onze informatie goed opslaan, kunnen wij die informatie makkelijker en sneller aan een aanvrager verstrekken. Het is onhandig en onwenselijk wanneer er vier versies van een document bestaan. Als iedereen weet hoe je informatie het best opslaat, voldoen we aan de Wet open overheid. We zijn een publieke organisatie, gefinancierd door belastinggeld, dus het is belangrijk dat een belastingbetaler weet dat onze informatie vindbaar is en waar.’ Beeld Huis der Provincie: met dank aan provincie Gelderland.