Maart is de Maand van de Digitale Fitheid. Het thema van deze 4e editie is de Team Werkovereenkomst: een aansporing om samenwerking digitaal beter te stroomlijnen. Tijdens de officiële kick off in de gloednieuwe locatie van Seats2Meet Utrecht trakteerden een parade sprekers de aanwezigen op inspiratie-talks over functioneel beheer, kennis centraal zetten in je organisatie, je kritisch denkvermogen prikkelen met AI, de Team Werkovereenkomst, en hoe AI op school groots bijdraagt aan sociale veiligheid voor migrantenkinderen.
De Maand is een samenwerking tussen Stichting Digitale Fitheid en RADIO (RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid). Dat digitaal fit zijn cruciaal is voor kenniswerkers, bewijst een groeiende stapel wetenschappelijk onderzoek. Martijn Aslander (stichting Digitale Fitheid) schakelde de hulp van ChatGPT Pro in om die onderzoeken in no time op tafel te krijgen.
Digitaal fit? Dan bespaar je 1000 uur per jaar
Martijn: ’Ik zocht meer bewijs voor wat wij bij digitale fitheid al jaren zeggen. Namelijk dat een gemiddelde kenniswerker, ofwel iedereen die meer dan 4 uur per dag voor zijn werk naar een beeldscherm kijkt, al gauw 1000 uur per jaar kwijt is aan gedoe dat absoluut niet nodig is. Mensen zijn 240 uur per jaar kwijt aan zoeken naar informatie waarvan ze zeker weten dat ze die ooit ontvangen hebben, en compenseren 320 uur (informatie opnieuw vinden) voor wat ze vergeten zijn. Gebrek aan digitale vaardigheden kost nog eens tussen de 300 en 500 uur per jaar.’
Hij vroeg aan de deep research-functie van GPT Pro : ‘Wie zijn de top 50 experts op aarde op het gebied van digitalisering, AI, persoonlijke kennismanagement en digitale fitheid? Twee uur later had ik een lijst met 50 denkers. Toen vroeg ik: kun je nog een keer hetzelfde doen maar dan voor de 50 universiteiten op aarde die er de meeste research naar doen, en kun je me per universiteit de 10 belangrijkste onderzoekers met naam en adres geven?” Dat duurde nog eens 2 uur.’
‘Vervolgens vroeg ik: “Er zijn waarschijnlijk onderzoeksbureaus die onderzoek doen naar deze onderwerpen. Wat zijn de 50 belangrijkste op aarde?” Na die zoektocht had ik een grote bak met data. Ik vroeg: “Kun je in deze bak met data zoeken naar snoeiharde bewijzen, zoals feiten en cijfers, over de claims die wij leggen bij digitale fitheid?” Wat blijkt? Het is nog veel erger dan we dachten, en daar hebben we nu ook hard bewijs voor. Een muis gebruiken versus sneltoetsen? Informatie terugvinden? Een breder scherm gebruiken versus een klein schermpje? Al die kleine dingetjes opgeteld kosten ons veel tijd, zijn mentaal belastend en ondermijnen de mentale weerbaarheid van die 5 miljoen schermwerkers in ons land. Dat getal van 1000 uur per jaar per medewerker die je kunt besparen door digitaal fit te zijn, klopt dus gewoon.’
‘Voor organisaties die willen bezuinigen is dat ook heel goed nieuws,’ vult Marie-Louise Borsje (RADIO) aan. Samen met Martijn is ze initiatiefnemer van de Maand. ‘Wat je doet met die teruggewonnen tijd? Bezig gaan met dingen waar je anders niet aan toe komt.’
Meer tijd voor je dierbaren
Toch is het doel van digitaal fit worden niet: harder kunnen werken voor de baas. Martijn: ’Wij benadrukken twee dingen: je krijgt er meer mentale ruimte en meer slagkracht door, zodat je tijd overhoudt voor je dierbaren en voor zelfzorg. We zijn helemaal niet gemaakt om hele dagen in gebouwen te zijn en achter computers te zitten. We moeten erop uit, onder de mensen zijn, liefst buiten. Dat is wat ik wens.’
Functioneel beheer – pionieren in een nieuw vakgebied
Dagvoorzitter Lars Sørensen roept Daniel Brouwer naar voren. Hij is oprichter van VFB, hét kennis- en opleidingsinstituut voor functioneel beheer. Daarnaast schrijft hij boeken over functioneel beheer en traint hij functioneel beheerders. Maar wat doet een functioneel beheerder precies en wat is het verband met digitale fitheid?
’Een functioneel beheerder probeert technologie en processen aan elkaar te knopen, zodat een organisatie zijn systemen zo efficiënt en effectief mogelijk gebruikt. Het is de schakel tussen een gebruiksorganisatie en IT-organisatie.’
Naar schatting is Nederland 80.000 à 90.000 functioneel beheerders rijk. Maar het vakgebied is in ontwikkeling. VFB leidt functioneel beheerders op. ’Dit vakgebied is in Nederland ontstaan. In de rest van de wereld kennen ze wel de activiteiten van de functioneel beheerder, maar niet de functionaris, we lopen daar in Nederland mee voorop. Er bestaat ook nog geen Hogeschool-opleiding voor functioneel beheer, en weinig hogescholen besteden er binnen hun opleidingen aandacht aan. Avans Hogeschool is de eerste die samen met ons een module voor functioneel beheer ontwikkelde.’
VFB is bij de Maand betrokken als hoofdsponsor. Waarom vindt Daniël de Maand zo waardevol? ‘We komen bij veel organisaties over de vloer. Van kinderdagverblijf tot zorginstelling, de Politie en afvalverwerking. We zien dat computers vaak inbreuk maken op het echte werk dat mensen willen doen. We hebben het zo ingewikkeld gemaakt met ons allen. Wij zien het als onze taak om dat minder complex te maken.’
Een digitaal fitte cultuur door eenvoudige werkafspraken
Al ben je nog zo digitaal fit, als er geen afspraken zijn over hóe je digitaal samenwerkt, dan benut je niet alle potentie. Overheidsorganisatie Wigo4it greep een reorganisatie aan om een betere werkcultuur te bouwen en digitaal fitter samen te werken. Dian van Heijningen vertelt hoe ze het aanpakten.
Wigo4it bouwt software voor sociale zekerheid. Dian: ’Wie in een van de grote gemeenten van Nederland woont en recht heeft op een bijstandsuitkering, staat bij ons in de systemen. Wij zijn goed in de juiste uitkering berekenen en op tijd betalen.’ Recent regelden ze daarbij de coronasteun, energietoeslag en het Oekraïne-leefgeld.
Omgekeerde organisatiestructuur
Het doel van de reorganisatie: de kosten halveren met 50%, om hun positie niet te verliezen aan marktpartijen. Van de engineers mocht 80% aanblijven, maar de nieuwe organisatie werd wel flink platter. ‘We hebben nu nog maar 5 leads (de managementlaag), 7 PO’s en 80+ engineers. Wat meteen opvalt: de engineers staan bovenaan in de piramide, en de grote leider staat onderaan. Het hele bedrijf is nu rondom kennis georganiseerd, de structuur is een omgekeerd harkje.’
De nieuwe samenwerking doet een groot appèl op het onderling vertrouwen. ‘Er zijn 80+ engineers, en maar twee functietitels: DEV-OPS engineer (development-operations) en cloud engineer. Vroeger was je analist, tester, developer etc. Je vertrouwt elkaar nu dus dat je die rechten niet misbruikt.’
Zaten vroeger alle bloedgroepen bij elkaar in een team, tegenwoordig is de organisatie functioneel georganiseerd, met verschillende bloedgroepen in een team verenigd. ‘Het heeft ons veel opgeleverd. Vroeger werkten we projectmatig en veranderden we ‘gepland’. Nu zijn we meer product georiënteerd, en veranderen we continu.’
‘Onze mantra is: we releasen 30 keer per dag voor 200 gemeenten. 30 keer per dag releasen betekent dat je niet iedere keer goedkeuring kunt vragen aan security, een architect, het wijzigingsbeheer, het overleg. En 200 gemeenten bedienen betekent: geen maatwerk. Bij 30 keer per dag releasen kun je geen maatwerk voor één gemeente leveren. Vroeger deden we een keer per maand een release met 130 wijzigingen. Als iets dan niet werkte, was het lastig te zien waar het probleem lag.’
De interne communicatie bleek ook een slag efficiënter te kunnen. ‘Alle zakelijke communicatie verloopt nu via MS Teams. Geen Slack meer, Discord of Whatsapp. Super duidelijk, hoeven we die andere drie ook niet te beheren.’
Aligned Autonomy
‘Tegenwoordig maken we liever tien snelle keuzes, waarvan achteraf twee fout, dan twee langzame keuzes, waarvan er achteraf twee goed zijn. Dat noemen we de Wisdom of the Team.’
Ze onderscheiden nu bovendien twee soorten besluiten. ‘Een type 1 besluit is niet binnen twee weken terug te draaien, of kost meer dan 10.000 euro per maand. Zo’n besluit moet eerst langs het management. Een Type 2 besluit is wel terug te draaien binnen twee weken, of kost minder dan 10.000 euro per maand. Type 2-besluiten mag een team zelf nemen. 80% van de keuzes blijkt een type 2 besluit. Dus je snapt wel hoe snel de teams nu gaan met software-ontwikkeling, ten opzichte van vroeger.’
Het MT bemoeit zich per kwartaal alleen met het wat. De teams bepalen het hoe. ‘Het grote voordeel? Geen micromanagement meer. De vraag “wanneer is het af?” hoor je bij ons dus niet. We gaan ervan uit dat je het fikst, of het zelf aangeeft als je team de deadline niet haalt.’
Bye bami-luiken
‘Een bami-luik is iets doorgeven zonder er waarde aan toe te voegen. Van zulke acties hadden we er best wat in onze organisatie. Je stuurde een mailtje en die persoon stuurde het mailtje door, want die ander had nu eenmaal de contacten. Bij alles in het voortbrengingsproces keken we naar de vraag: waar zit iemand die de boel tegenhoudt of vertraagt? Als je 30 keer wilt releasen per dag voor 200 gemeenten, dan lukt dat niet als er mensen in het proces zitten die ‘nee’ mogen zeggen. Dus geen bami-luiken meer bij ons.’ De teams kunnen zich daardoor ook niet meer verschuilen achter anderen in het proces. ‘We horen nooit meer ‘Ik wacht op…’.
Aantrekkelijke werkgever
Je bent pas echt digitaal fit als niet de processen maar de mensen de limiet zijn van wat er mogelijk is, stelt Dian. ‘Vroeger was dat bij ons precies andersom. De processen waren de limiet.’
Dian wil nog benoemen dat plezier enórm belangrijk is. Daarom riepen ze een ‘Funovation Day’ in het leven. ‘Eens in het kwartaal mag je iets doen wat niet met werk te maken heeft. Afgelopen keer gaven een aantal collega’s een DJ-cursus, ik hield een doemscenario-sessie over wat er gebeurt als Trump de stekker uit de cloud trekt. Het belangrijkste is experimenteren, spelen en leren van je fouten. Voor iedere fout die we maken planten we een boom in een voedselbos, ‘van fout naar woud’. We hadden ooit 60% externen, tegenwoordig nog maar 5%, mensen willen dolgraag bij ons werken. Hoe komt het dat we nu zo’n aantrekkelijke werkgever zijn? Ik denk dat het ermee te maken heeft dat we onze organisatie hebben gebouwd rondom de mensen die de echte kennis hebben, die de echte waarde toevoegen.’
Blijven we wel kritisch nadenken?
Pijler 4 van Digitale Fitheid is persoonlijk kennismanagement (PKM). De pijler heeft sinds vorig jaar zelfs een eigen Summit. De tweede editie van de European PKM Summit vindt dit jaar op 14 en 15 maart in Utrecht plaats. Experts uit de hele wereld reizen af naar Seats2Meet om hun PKM-kennis en ervaringen te delen. Een van de sprekers is Marieke van Vliet, neurowetenschapper en fervent gebruiker van wat ze haar ‘breinpaleis’ noemt, haar PKM-systeem. Bij alle ontwikkelingen rondom AI vraagt ze zich hardop af: Human, are you still in the loop?
Hoe bewaar je een recept, of de notities die je maakt tijdens een lezing? Die ene songtekst of boekpassage? Alle screenshots? Hoe bewaar en rangschik je vergaarde kennis in een digitaal systeem?
Hoe we dat kunnen doen hebben we nooit geleerd, maar de hoeveelheid informatie die op ons afkomt wordt met de dag groter en vraagt om ordening. ‘Zeker nu we met AI werken. We kunnen steeds meer informatie genereren, en daarmee wordt ook een PKM-systeem belangrijker. Vaak wordt in relatie tot AI gezegd dat de mens in the loop moet blijven om AI te controleren. Maar wij zijn toch the loop? Het gaat toch om óns? Het gaat er toch om dat wij met elkaar kunnen communiceren, dat we mooiere dingen kunnen bouwen, of iets kunnen betekenen voor de wereld? Dat we dat steeds meer overlaten aan technologie, daarvan moeten we ons bewust zijn.’
Cognitieve offloading
‘De trend in AI is dat we steeds meer, en steeds sneller, gaan convergeren. We zoeken niet zelf meer, maar geven een prompt en AI vindt voor ons het antwoord. We zijn gericht op antwoorden vinden, en onze eigen zoektocht slaan we daarbij over. Maar waar blijven wij dan? Het gaat natuurlijk over het resultaat, maar het gaat er ook om dat we met dat resultaat met elkaar in gesprek kunnen gaan. In de wetenschap wordt dat cognitieve offloading genoemd; we zijn goed geworden in het uitbesteden van ons denken aan technologie. Wetenschappers waarschuwen al: kijk uit dat je niet in slaap valt achter het stuur. Hoe beter AI wordt, hoe meer we geneigd zijn om dingen uit handen te geven. Mensen die meer gebruik maken van AI, zeggen al over zichzelf dat ze minder goed worden in kritisch denken.’
Maak je graag foto’s van slides? Dat is niet zonder gevolgen. ‘Foto’s maken van een slide zorgt ervoor dat je het onthouden van die slide ‘offload’ naar een device, een lading foto’s op je telefoon. Uit onderzoek blijkt dat je het beeld dan zelf minder goed onthoudt. Dat noemen ze het Google-effect. We kennen deze situatie allemaal: je zit in een gesprek, probeert je iets te herinneren en je zegt “ik Google het wel even”. Wat je vervolgens onthoudt is de zoektocht naar je antwoord, niet zozeer het antwoord zelf. We moeten ons dus goed bewust zijn van hoe afhankelijk we van technologie worden.’
Denk je nu: dat geldt niet voor mij, dat gebeurt mij niet want ik denk kritisch na? Think again! ’Vergelijk het met autorijden. Uit onderzoek weten we dat 70% tot 95% van de ondervraagden zegt dat-ie goed is of heel goed is in autorijden. Maar als je vraagt hoe goed ze vinden dat ánderen zijn in autorijden, dan geven ze die 3,1 punten, van de 10. Dus, zit je zelf nog echt in the loop?’
Divergeren met AI
Je kunt AI ook inzetten om je kritisch denkvermogen te prikkelen. ’Wat nu als we meer gaan divergeren, in plaats van convergeren?’ Generatieve AI kun je namelijk óók gebruiken om een breder perspectief te krijgen op je vragen. Stel je hebt een idee dat je verder wilt ontwikkelen met hulp van ChatGPT. Vraag AI dan er vanuit verschillende perspectieven op te reageren. ‘Hoe denkt een socialmedia-influencer over dit idee? Of een wetenschapper? Of iemand die niet-digitaal vaardig is? Zo wordt mijn eigen blik over datgene waarmee ik bezig ben verbreed.’
Tijdens de PKM-Summit geeft Marieke twee sessies waarin ze hier dieper op in gaat.
Beginnen met het bouwen van een PKM-systeem? Lees dit artikel van Martijn Aslander: Het bouwen van je persoonlijke kennisuniversum: Mijn ontologie en PKM-aanpak.
Effectiever samenwerken – de Team Werkovereenkomst
Lykle de Vries is adviseur bij RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid (RADIO) en co-founder van de PKM Summit. Bij RADIO stelden ze twee jaar geleden een Team Werkovereenkomst op.
Lykle: ’Wat is je favoriete manier van communiceren met collega’s? Bellen, mailen, appen? Wie heeft dit weleens met zijn directe collega’s besproken?’ Slechts enkelen in de zaal steken hun hand op. ‘Weet je van je collega’s wat hun voorkeuren zijn?’ Het antwoord laat zich raden… ‘En daar probeert een Team Werkovereenkomst een verschil te maken. Want als jij een ochtendmens bent en je stuurt vroeg in de ochtend al mailtjes, en je collega moet eerst kinderen naar school brengen, dan heeft het geen zin om om 10 uur te bellen om te vragen of diegene je mailtje al heeft gelezen. Als je dit van elkaar niet weet, dan gebruik je op de verkeerde manier je eigen en andermans energie.’
Informeren vs communiceren
’Als je samenwerkt dan doe je dat om iets voor elkaar te krijgen. En dan hoop je dat je daarin effectief bent. Een Team Werkovereenkomst is gebaseerd op de gedachte dat het informeren van een ander niet hetzelfde is als communiceren. En dat enthousiast communiceren niet hetzelfde is als kennis borgen. Als ik sessies geef over de teamwerkovereenkomst is een van de vragen die ik vooraf stel: die ene keer dat je niet bij een overleg bent, hoe kom je er dan achter wat er besloten is? A. Een collega bellen, B. De notulen lezen, C. Niet. Er zijn opvallend weinig mensen die voor optie B kiezen. Wat mij de suggestie geven dat de notulen waarschijnlijk niet eens gemaakt worden.’
Van impliciete aannames naar expliciete afspraken
‘De uitnodiging van de Team Werkovereenkomst is om in je team met elkaar te kijken wat het eerste is waarin je elkaar effectiever kunt ondersteunen. Gaan we wel of niet mailen? Hoe gebruiken we onze agenda? Wanneer is een stuk af? Als we samenwerken in documenten, waar doen we dat dan en hoe? Per team kan dat anders uitpakken. Mijn advies is om de afspraken te beperken tot het team waarmee je iedere dag samenwerkt. In mijn geval zijn dat 10 collega’s. Het idee is dat je die afspraken met elkáár maakt, en het niet delegeert aan de baas, of aan één iemand die het voor iedereen moet verzinnen. Een teamwerkovereenkomst maakt van impliciete aannames, expliciete afspraken.’
‘Bij RADIO gebruiken we de Team Werkovereenkomst nu twee jaar. Binnen een maand waren we 95% van onze onderlinge emailtjes kwijt. We hadden het geluk dat twee maanden later MS Teams geïntroduceerd werd, waardoor we daar een verzameling kanalen hebben en gesprekken over verschillende onderwerpen netjes lopen. Als ik bijvoorbeeld iets niet weet omdat ik er niet bij betrokken was, kan ik altijd in het MS Teams-kanaal het gesprek teruglezen. In het begin was deze werkwijze even wennen, en nu is de Team Werkovereenkomst eens in de zoveel tijd een onderwerp op de agenda als er aanleiding toe is.’
Meer weten over de Team Werkovereenkomst? Bezoek de gelijknamige website. Of kijk dan samen met je team naar het gesprek dat Lykle daarover voerde met Ton van der Hoeve (1 uur).
AI als assistent in het onderwijs
Daniel Koelink gebruikt de vertaalassistent van ChatGPT om sociale veiligheid te creëren voor de migrantenkinderen op zijn school. Bij de start van de Maand van de Digitale Fitheid lanceert zijn bedrijf AI Love Onderwijs.
‘Ik ben leraar Nederlands geweest, maar het allerbelangrijkste van lesgeven vond ik sociale veiligheid en mentoraat. Je zorgt dat kinderen de voorwaarden krijgen om onderwijs te kunnen ontvangen. Zitten ze lekker in je klas? Is het veilig? Durven ze hun vinger op te steken als ze iets niet begrijpen? Durven ze zich kwetsbaar op te stellen? In het onderwijs ben je veel bezig met zorgen dat kinderen zichzelf kunnen zijn.’
‘Sinds 2,5 jaar ben ik directeur op een schooltje in het basisonderwijs. Een school met nieuwkomers, dat zijn kinderen die nog geen Nederlands spreken. Die kinderen leren wij in 40 tot 60 weken de Nederlands taal dusdanig goed, dat ze in het Nederlands onderwijs kunnen meedraaien op een gewone school.’
‘Misschien heb je weleens gehoord dat je eigen kinderen opeens een leerling in de klas kregen uit Oekraïne, uit Syrië. Voor leerkrachten in het reguliere onderwijs is dat best complex. Een nieuwkomersschool is misschien nog complexer, want op sommige momenten hebben wij 15 verschillende nationaliteiten met bijbehorende talen in één groep. Ook die kinderen willen zich veilig voelen. En ze komen heel vaak uit situaties die helemaal niet veilig waren. Hoe kan je dan toch sociale veiligheid bieden?’ Met ChatGPT als assistent.
Een klein voorbeeld van een groot verschil
‘Afgelopen september moest ik een intake doen met een meisje uit Iran. Zij en haar ouders spreken Farsi. Normaal gesproken bel je de tolktelefoon, maar die waren op dat moment niet beschikbaar. Wat doe je dan? Ik gebruikte de voice assistent van ChatGPT. Gaandeweg het gesprek kom ik erachter dat het meisje haar vader 3 jaar niet heeft gezien.’ Haar vader laat mij een filmpje zien van de emotionele hereniging op Schiphol, twee dagen eerder.
Tijdens het gesprek moet ik zien uit te vinden op welk niveau het meisje leest en schrijft. Ik vraag ChatGPT een tekst te schrijven van 100 woorden, op niveau M6 (midden groep 6), over een meisje dat haar vader 3 jaar niet gezien heeft. Ik vraagt GPT het vervolgens te vertalen naar het Farsi. Dit kon in augustus 2024 overigens nog niet, toen was de voice assistant van ChatGPT nog niet beschikbaar. Ik vraag het meisje: kan je het voorlezen? En ze begint te lezen. Vader barst in tranen uit. Ik schrik, ik snap niet wat er aan de hand is, dus ik vraag hem: “Waarom moet je huilen?” Hij zegt: “Ik heb mijn dochter nog nooit zien lezen.” Toen schoot ik zelf ook vol natuurlijk. Door ChatGPT kon hij zijn dochter zien lezen. Hij was beretrots dat zij bij ons op school ging starten.’
‘In het onderwijs is er veel angst over AI. De grote vraag die leeft is of leerkrachten vervangen gaan worden door AI. Die angst wil ik met mijn bedrijf wegnemen door te laten zien hoe je tools handig in kunt zetten, en daarmee dat kleine verschil kunt maken.’
👉🏻 Bestel hier je ticket voor de tweede European PKM Summit op 14 en 15 maart 2025 in Utrecht.
Dank aan onze sponsors!
De Maand van de Digitale Fitheid komt al vier jaar tot stand met een minimum aan middelen. Ondanks dat is het fijn om af en toe het een en ander extra te kunnen realiseren. We zijn innig dankbaar voor de partijen die daar een steentje aan bij hebben gedragen: RADIO, Seats2meet Utrecht, BusinessWise, Wigo4forit en in het bijzonder VFB die een genereuze bijdrage leverde.
Reportage: Cathelijne Esser
