Zoek je inspiratie om de Maand van de Digitale Fitheid een succes te maken in je organisatie? Lees hoe anderen het aanpakten en doe er je voordeel mee. Kopiëren mag en samenwerken is leuker!
In maart 2024 sloot ook het Openbaar Ministerie Noord-Holland zich aan bij de Maand. Eveline Dirkse (projectleider) en Noor Schoenmaker (Interne communicatie) stelden het interne programma samen. De Maand bleek de ideale start om digitale fitheid onder de aandacht van collega’s te krijgen.
Eveline: ‘Digitaal fit worden staat sinds dit jaar als thema genoemd in het jaarplan van het Openbaar Ministerie, het arrondissementsparket Noord-Holland. Dus het had onze aandacht, daar moesten we iets mee.’
Behoeftes ophalen
Noor: ‘Al zoekend kwamen we op internet heel snel bij de websites over de Maand terecht, en die van de organisatoren. We dachten: als er een Maand wordt georganiseerd, dan is het wel heel makkelijk om daarbij aan te haken. We besloten de Maand ook te benutten om intern op te halen waar het parket precies staat rondom digitale fitheid. Wat weten collega’s al en waar willen ze hulp bij hebben? Om te beginnen vroegen we onze 380 collega’s een enquete in te vullen. Meer dan de helft heeft dat ook gedaan.’
Eveline: ‘Ze bleken vooral behoefte te hebben aan tips & tricks. Hoe kunnen we handiger, slimmer, sneller werken? Want digitaal fit worden moet ons geen tijd kosten, maar tijd opleveren.’
Noor: ‘Vervolgens brainstormden we over een behapbaar programma voor de Maand. Laagdrempelig om in te stappen en voor iedereen haalbaar. In aanloop naar de Maand ontwikkelden we een ‘digitale workout’: elke dinsdag stuurden we een bericht over handigheidjes rondom bijvoorbeeld ergonomie (fysieke werkhouding), sneltoetsen en Outlook.’
Eveline: ‘Die artikelen dienden als teaser maar hadden ook de bedoeling om nog verder te onderzoeken wat collega’s anders zouden willen doen. Tijdens de Maand stuurden we als digitale work-out elke week een post over één van de 5 pijlers van digitale fitheid.’
Bewustwording, tijdwinst en gemak
Noor: ‘We hebben ook de kick-off bijeenkomst van de Maand bij Beeld & Geluid in Hilversum bezocht. Heel interessant, met veel eye-openers. Het meest is me bijgebleven dat digitaal fit zijn over zoveel meer gaat dan hoe Outlook en andere programma’s werken. Het gaat ook over je mentale en fysieke gezondheid.’
Eveline: ‘Zelf trapten we de maand af met een talk van Martijn Aslander bij ons op kantoor. Na afloop was voor iedereen in één keer duidelijk dat er werk aan de winkel is. We hebben allemaal een beeld bij wat ‘digitaal fit’ zijn is. Je denkt: ’Ik weet al veel, moet ik er nóg meer tijd in stoppen?’ Maar we realiseerden ons toen collectief ineens dat we juist veel tijd verspillen door niét digitaal fitter te worden. Met wat tips wordt je werkleven bovendien zoveel makkelijker. Bewustwording was dus ons hoofddoel tijdens de Maand.’
Afkijken bij anderen
Eveline: ‘Voor de eerste twee weken van de maand programmeerden we de online workshop Word een Office-held met Vanessa Simons. Ik zag dat ze voor RADIO (Rijksacademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid) in 2023 een workshop had gegeven tijdens de Maand, dus dat hebben we mooi afgekeken. We boden de workshop van 1,5 uur op meerdere momenten aan, zodat mensen konden kiezen wanneer het hen het beste paste. Ruim 80 collega’s hebben eraan meegedaan.
De tweede helft van de maand boden we de training Grip op je mailbox aan, een interne training van het OM die we nu extra inplanden. En tot slot waren er nog twee fysieke bijeenkomsten over online veiligheid en informatiebeveiliging, over zakelijke en ook persoonlijke informatie, wat binnen het OM natuurlijk een belangrijk thema is. Die workshops werden gegeven door twee collega’s van het parket.’
Noor: ‘We doen dit naast onze reguliere werkzaamheden, ook daarom moest het programma behapbaar zijn voor iedereen. Wel attendeerden we collega’s op de openbare programma’s die RADIO en de Maand van de digitale fitheid aanboden. We merkten dat collega’s blij werden van het aanbod. Ik ben twintiger, jonger dan de meesten hier en niet bang voor techniek, maar ook ik leerde veel. Er was voor iedereen wat wils.’
Eveline: ‘Ik schat dat van alle collega’s de helft wel iets heeft meegedaan.’
Noor: ‘Sommigen zelfs alles!’
Digitale goodiebag
Eveline: ‘Aangezien er per activiteit zo’n 80 mensen meededen, denk ik dat we heel tevreden mogen zijn. Ter afsluiting maakten we nog een digitale goodiebag: een samenvatting van de activiteiten tijdens de Maand, linkjes naar wat er is gedeeld in de trainingen, de belangrijkste tips uitgelicht, een pagina over de opleidingen die we intern aanbieden, en quotes van deelnemers. Hopelijk enthousiasmeert dat collega’s om volgend jaar (weer) mee te doen.’
Noor: ‘We blijven aandacht aan het onderwerp digitaal fit besteden, waarbij we filteren wat relevant is voor onze organisatie. Want het onderwerp digitaal fit is wel een rabbit hole waarin je makkelijk kunt verdwijnen.’
Eveline: ‘In de toekomst hopen we te werken met digi-coaches, zodat er in elk team een ambassadeur aanwezig is die filtert welke onderwerpen relevant zijn voor dat specifieke team.’
