Zoek je inspiratie om de Maand van de Digitale Fitheid een succes te maken in je organisatie? Lees hoe anderen het aanpakten en doe er je voordeel mee. Kopiëren mag en samenwerken is leuker!
Voor de ministeries van Economische Zaken en Landbouw, Natuur & Voedselkwaliteit organiseerden programmamanager Wilma de Groot en communicatie-adviseur Amanda Kloppenburg het aanbod voor de Maand van de digitale fitheid.
Wilma: ‘In januari 2024 zijn we gestart met ons programma Digitaal Fit. We ontwikkelden daarvoor een roadmap, een visie en strategie. Al onderzoekend kwam ik de Maand van de Digitale Fitheid tegen en daar zaten zóveel leuke componenten in dat we meteen wisten dat de Maand als aftrap kon dienen voor ons eigen programma.’
Amanda: ‘Vanaf het begin ben ik erbij betrokken, want communicatie is één van de succesfactoren van een programma.’
Meester van je mailbox
Wilma: ‘We begonnen met een kickoff van Martijn Aslander. Hij deelde live zijn kijk op de impact van technologie op je werk. Tijdens de Maand presenteerden we vervolgens een mix van activiteiten, voor medewerkers en managers. De offline workshop Word meester van je mailbox, over Outlook, scoorde heel goed. We bodem hem 4 keer aan en binnen een week waren ze vol. Mensen vinden het prettig om te oefenen met iemand die naast hen zit en handige tips geeft.
Met de digi-coaches hebben we nu afgesproken om die workshop gedurende het jaar vaker aan te bieden. Voor managers was er een workshop over digitaal leiderschap en hoe je dat goed aanpakt. De online workshops gingen over sneltoetsen en Teams. Daarnaast deden we mee met het webinaraanbod van RADIO (Rijksacademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid), want we maken graag gebruik van wat er al is.’
Amanda: ‘Via ons Rijksportaal deelden we twee keer per week digi-tips. Die scoorden zó goed, weer vanwege die praktische behoefte van medewerkers. De tips gingen bijvoorbeeld over sneltoetsen, of hoe je in Outlook iets kan instellen, maar ook over afspraken maken binnen je team over hoe je digitaal samenwerkt, met welke tool. Want kan iedereen daarmee werken? En wat kun je doen om dat te bereiken?’
Wilma: ‘Tijdens de Maand ontdekten we al doende wat behoeftes in onze organisaties zijn.’
Amanda: ‘Onze digi-coaches gaven de workshops en ontwikkelden ook een digitale escape room. Digicoaches zijn digi-vaardige medewerkers die specifiek zijn opgeleid om digicoach te zijn. Bij hen kan je terecht met een praktische vraag. Ze houden online en offline spreekuur en komen op ‘floorwalkdagen’ langs op de afdeling om hulp te bieden. Zelf heb ik een keer hulp gevraagd toen ik een filter moest maken in een Excel-lijst. Maar digicoaches organiseren ook plenaire sessies op basis van veelgestelde vragen.’
Wilma: ‘Het zijn dedicated medewerkers, met een volledige aanstelling voor die taak.’
Behulpzame tone of voice
Amanda: ‘We merken dat de tone of voice cruciaal is. Bij een behulpzame tone of voice met de strekking ‘we gaan je helpen’, zijn medewerkers snel geneigd te praten over wat ze nodig hebben, en willen ze ook meedoen. Dat is anders als je benadrukt dat mensen niet digivaardig zijn en je ze ‘wel even op weg komt helpen’. De manier waarop je het benadert maakt dus veel verschil voor de perceptie van medewerkers. Wij als organisatoren benoemen bijvoorbeeld ook dat wij het ook niet allemaal weten. Iederéén is bezig met digitaal fitter worden. We willen uitstralen dat iedere medewerker iets kan doen om dat te worden, hoe klein ook. Voor jezelf, of door een collega te helpen.’
Wilma: ‘Wij vinden dat bij digitaal fit worden ook fysiek fit worden hoort. Daarom deelden we elke week gedurende de Maand op maandag of dinsdag fruit uit bij de ingang van het ministerie. We vertelden erbij dat het ter gelegenheid van de Maand was. Dat werd heel goed ontvangen, en was een leuke gesprekstarter over digitaal fitter worden.
We sloten de maand af met drie sprekers. Psycholoog Rijn Vogelaar vertelde over zijn onderzoeken naar digitaal welzijn, Suzanne Verheijden van Digivaardig in de zorg gaf praktische tips, kunstenaar Julia Janssen sprak over persoonlijke informatie in het tijdperk van AI. En de plaatsvervangend secretaris-generaal van het ministerie van Landbouw, natuur & voedselkwaliteit gaf haar visie op het belang van digitaal fit zijn. Daarna was er interactie via een debat.
Julia’s bijdrage volgde op het kunstwerk dat ze maakte, bestaande uit pingpongballetjes die alle stukjes informatie symboliseren die over haar bekend zijn op internet. Het werk stond bij ons in de centrale hal van het Ministerie tentoongesteld. In de begeleidende film gaf ze daarover uitleg. Met het kunstwerk wilden we bewustwording vergroten. Want de informatie die over haar bekend is online, is over ons allemaal bekend.’
Amanda: ‘Bij de slotbijeenkomst haalden we daarnaast op wat we tijdens de Maand tegenkwamen, en vertelden over ons eigen programma dat na de Maand van start ging. Want wat we tijdens de Maand al terugkregen van medewerkers, was dat ze hoopten dat er ook ná de Maand een programma komt. We gaan zéker door, en daar gaven we tijdens de afsluiting een korte vooruitblik over.’
Het programma Digitaal Fit is binnen EZ/KGG en LVVN inmiddels ondergebracht in een breder programma dat zich richt op het verbeteren van de informatiehuishouding.
