Digitale soevereiniteit is het thema van de Maand van de digitale fitheid 2026. Een onderwerp waar je als organisatie nu over na wilt denken, maar als individu ook. Mark Meinema, co-founder van Digitale fitheid en trainer bij dezelfde organisatie, ziet dagelijks hoeveel gedoe het oplevert wanneer je als individu geen bewuste keuzes maakt over je digitale soevereiniteit.
Mark: ‘Digitale soevereiniteit betekent kort gezegd dat je zelf kunt beslissen welke digitale spullen je gebruikt. Je bent niet afhankelijk van één leverancier en kunt makkelijk switchen tussen leveranciers. Als je je producten afneemt bij een niet-Europese leverancier bijvoorbeeld, dan onderwerp je je aan de regels van die andere mogendheid. Zoals de Amerikaanse overheid. Maar autonomie gaat ook over zaken die niet met overheden samenhangen. Stel dat je alles van Microsoft gebruikt, en Microsoft maakt een keuze waar je niet mee kunt leven, zoals een forse prijsverhoging, wat zijn dan je opties? Kun je zomaar weg? Nee? Dan ben je dus niet autonoom.’
Waarom je keuzevrijheid wilt hebben
Moeten we nu collectief halsoverkop weg bij Microsoft, Apple of Google? ‘Dat niet per se, maar je bent wel vrijer als je de keuze hebt óm te vertrekken als je dat wilt, ook als individu.’ Zo’n wens kan opeens voor de deur staan. Toen Trump in februari 2026 besloot om geen zaken meer te doen met Anthropic, reageerden consumenten massaal. Anthropic had Trump geen toestemming gegeven om hun diensten te gebruiken voor specifieke militaire doelen of massa surveillance. Onmiddellijk sprong OpenAI in het gat en dat had weer een reactie van consumenten tot gevolg. ‘Kennelijk zijn de meeste gebruikers van AI op dit moment nog best autonoom. In korte tijd doken er allerlei handleidingen op om van ChatGPT van OpenAI over te stappen naar Claude van Anthropic. Omdat overstappen nauwelijks pijn deed, en je er financieel ook niet op achteruit ging, zijn hordes mensen binnen een week overgestapt op Claude. Het was in no time de meest gedownloade app.’
Van clouddienst veranderen daarentegen, kost heel wat meer moeite. Toch is het wijs stil te staan bij de mogelijkheid en bewuste keuzes te maken, vindt Mark. ‘Staan je data bijvoorbeeld in de cloud van Microsoft of Google, dan kunnen zij of de Amerikaanse overheid die lezen als ze willen, jouw data zijn daarmee ook een beetje hun data.’
En waar heb je je wachtwoorden veiliggesteld? ‘Het bedrijf van mijn wachtwoordmanager, 1password, zit in Canada. Hun product is zo gebouwd dat ze niet in mijn kluis kunnen. Ze kunnen mij wel toegang tot hun dienst ontzeggen, bijvoorbeeld als ik niet betaal, maar ze kunnen niks met mijn gegevens. Bovendien heb ik nog een lokale kopie van die kluis.’
Wat zijn nog meer redenen om snel over te willen stappen naar een andere leverancier van digitale diensten? De prijs, efficiëntie, politieke en morele redenen. ‘Redenen hoeven niet eens groots te zijn. Een bedrijf kan simpelweg een richting kiezen met een product die gewoon niet past bij jouw gebruikswensen.’
Informatie-autonomie
Hoe zorg je dat je informatie überhaupt software-onafhankelijk staat opgeslagen en doorzoekbaar is? Daarover gaat het subonderwerp informatie-autonomie. Collectief zijn we gewend om informatie op te slaan in digitale documentmappen, in bestandsformaten zoals Word, Excel en Powerpoint. Maar dat levert problemen op als je informatie snel wilt terugvinden. Browsen door documenten zoals je in een zoekmachine doet, is niet mogelijk. ‘Een Word-document als informatiedrager gebruiken is dus een slecht idee. Word is bedoeld om A4-tjes te produceren, teksten met een kantlijn. Het is geen goede informatiedrager als je informatie doorzoekbaar en filterbaar wilt maken of wilt structureren, het is er niet voor bedoeld. Platte-tekstbestanden zijn er wel voor bedoeld, vooral wanneer er metadata in verwerkt kan worden. Informatie die daarin is opgeslagen kun je altijd blijven uitlezen, onafhankelijk van het programma dat je gebruikt. Je kunt die informatie bovendien geautomatiseerd verwerken, ook over 50 jaar nog, en op elk type computer of smartphone. Kijk, dan ben je informatie-autonoom.’
Markdown-bestanden
Maar mensen zijn gewoontedieren. We denken in Word-documenten en bestandsmappen omdat we gewend zijn papieren archieven aan te leggen en te ordenen. We zijn ook gehecht aan vormgevingsaspecten in documenten: vette koppen, cursieven, onderstrepingen, bullets en tabellen die structuur en overzicht bieden en een tekst scanbaar maken tijdens het lezen.
Kan zulk gebruiksgemak ook behouden blijven in een plat tekstbestand? ‘Met Markdown is dat zeker te fixen. Zelfs een document printen in een specifiek lettertype, of een bestand exporteren naar elders, met je huisstijl erin, is geen enkel probleem. Het enige verschil is dat er een Markdown file van wordt gemaakt.’ Is je informatie eenmaal opgeslagen in Markdown files, dan kun je massa’s documenten tegelijk doorzoeken. De voordelen? Aanzienlijk. De toeslagenaffaire had voorkomen kunnen worden als bestanden in Markdown-files waren opgeslagen. ‘Informatie was niet te vinden, terwijl die wel beschikbaar was in een relatief klein archief. In een Markdown-archief had je informatie in een paar seconden kunnen terugvinden. Op de zoeksnelheid heeft de grootte van de verzameling waarin je zoekt geen invloed.’
De ergernis van digitale rommel
Een klus die bij digitale archieven ouderwets hetzelfde blijft, is opruimen. In een digitaal archief is de kans op bende zelfs groter, omdat de noodzaak tot opruimen kleiner is. Papieren archiefkasten zijn zo goed geordend omdat ze ruimte innemen. Wil je meer papier opslaan dan heb je meer ruimte nodig. Een kostbare zaak, dus kam je je archief eens in de zoveel tijd uit en gooi je dubbele documenten en overbodige documenten weg. ‘Bij digitaal opgeslagen informatie is die opruimprikkel er nauwelijks. Op een harde schijf kunnen haast oneindig veel documenten staan, tenzij je veel video’s en foto’s opslaat. Een rommelige kamer ga je vanzelf een keer opruimen, maar van een rommelig digitaal archief krijg je pas last als je iets wilt terugvinden. Dan pas merk je ineens hoe onhandig het is als er twintig verschillende versies zijn van een document – welke moet je hebben? En als iedereen in je team informatie opslaat volgens eigen logica, word je gek van elkaar. Maar dat is wat we nu collectief wel doen.’
Kleine stappen, grote beweging
We moeten collectief dus anders met onze informatie omgaan als we informatie-autonoom willen worden, en prettiger willen werken. Lijkt dat een onneembare horde? Alle grote bewegingen beginnen met kleine stappen, met acties en enthousiasme van individuen. Welke stappen kun je als individu of team vandaag nog zetten?
- Breng het aantal document-kopieën terug tot één. Sla geen versie 1, 2, 3, etc meer op.
- Spreek met je team af hoe je documenten ordent en waar je ze bewaart. Sla nieuwe documenten volgens afspraak op. Wees consequent.
- Wijs iemand aan, bijvoorbeeld per toerbeurt, die ‘redactie’ voert en regelmatig checkt of documenten zijn opgeslagen volgens de afgesproken standaarden.
- Schoon regelmatig op. Hoe netjes je ook werkt, er zal altijd opnieuw stof ontstaan. Accepteer dat. Maak iedere week bijvoorbeeld een uur tijd vrij voor opschonen. In schoonmaken heeft niemand zin, maar iedereen vindt het fijn als het gebeurd is.
- Een archief is in jaren tijd gegroeid. Dat ruim je niet zomaar even op. Toch kun je met deze aanpak wel met een schone lei beginnen: maak een map aan, noem die ‘archief’ en verhuis de hele bestaande mappenstructuur daarnaartoe. Maak vervolgens een nieuwe, overzichtelijke indeling en houd die vanaf nu goed bij. Staat er een document in het archief dat je veel gebruikt? Dan verhuis je dat naar de actuele structuur. De rest laat je in het archief staan. Net als bij goud vinden in een emmer modder, zit er in dat archief heus goud, maar de meeste informatie is blubber. Je hebt er nog steeds toegang toe, maar hoeft er niet dagelijks mee geconfronteerd te worden.
- Na een tijd kijk je samen of de nieuwe indeling werkt, of bijgesteld moet worden.
‘Wanneer je zo’n nieuwe indeling bedenkt, is het wel goed om even bij stil te staan bij de vraag: blijft deze informatie toegankelijk, onafhankelijk van de software die ik nu gebruik? Stel je besluit je informatie in SharePoint te zetten. Dat is niet per se een misdrijf tegen de menselijkheid, maar als je op een gegeven moment van SharePoint af wilt, hoeveel werk kost je dat dan? Als het antwoord ‘veel’ is, omdat er geen makkelijke data-exportmethode is, dan ben je volstrekt afhankelijk van SharePoint geworden en heb je als je autonoom wilt zijn de verkeerde afslag genomen.’
Tot slot: twee vragen die je jezelf wilt stellen
De twee vragen die je jezelf wilt stellen als je nadenkt over informatie-autonomie zijn deze:
- Als ik wil overstappen, hoeveel pijn (kosten, tijd, gedoe) gaat dat doen?
- Hoeveel pijn vind ik acceptabel?
Met deze twee vragen in je achterhoofd, ga je vanzelf andere keuzes maken. ‘Ikzelf heb een Android smartphone en Mac-computer. Ik wil zeggenschap hebben over systeemkeuze en niet afhankelijk zijn van Apple alleen. Dus moet ik ook software kiezen die compatible is met beide systemen. Ik huiver om iets te installeren wat maar op één platform werkt, bijvoorbeeld Apple. Ik doe het weleens, maar alleen als de data makkelijk te verhuizen is naar Windows of Linux. Let er bij software dus op of er een handige exportfunctie is. Alleen al doordat ik niet alles van Apple gebruik, ben ik flink aan het oefenen met autonomie.’
—
Portret Mark Meinema: Ester Overmars.
